Elke SharePoint structuur heeft wel ergens een map waar goede bedoelingen sterven.
Je kent hem wel. Hij heet meestal Procesdocumentatie 2023, of 2021, of 2019, afhankelijk van wanneer de laatste sponsor zijn interesse verloor. De inhoud: een paar honderd PDF’s die niemand leest, een Visio-bestand dat op de huidige laptop van niemand meer open wil, drie net iets verschillende versies van “AS-IS proceskaart v4_DEFINITIEF_DEFINITIEF_GEBRUIK-DEZE”, en één eenzaam Word-document genaamd Lead-to-Cash Procesoverzicht dat voor het laatst is bewerkt in de week voordat de auteur het bedrijf verliet. Samen met haar expertise en kennis.
Ik loop inmiddels al bijna drie decennia rond dit soort “mappen”. Ik heb geholpen deze te vullen, te auditeren, archeologisch te onderzoeken en er stilletjes om te huilen. Ergens gaandeweg ontdekte ik een manier van noteren en een patroon dat uiteindelijk uitgroeide tot Universal Process Notation kortweg UPN. Deels uit de overtuiging dat procesdocumentatie een betere methodologie verdiende, deels uit de pure voldoening om nooit meer zo’n onoverzichtelijk swim-lane spaghettidiagram te hoeven zien…
UPN is briljant in zijn eenvoud. Eén symbool: de rechthoek. Elke activiteit moet antwoord geven op vijf fundamentele vragen: WAT doe je, WAAROM doe je het, WANNEER start het, WIE is verantwoordelijk, en HOE doe je het (wat veelal een sub-diagram wordt zodra het antwoord complexer en interessanter wordt). Dat is alles. Geen ruiten, geen gateways, geen XOR/AND/OR-labels die niemand ooit leest, laat staan begrijpt. Een nieuwe medewerker op de marketingafdeling kan een UPN-diagram oppakken en direct begrijpen. Probeer dat maar eens met een BPMN-export.
Maar dit is wel iets dat geen enkele methodologie kan oplossen: de methodologie is eigenlijk het makkelijke deel.
Waar consultants op stuklopen
Het daadwerkelijke werk om gestructureerde proceskennis te produceren is loodzwaar.
Je begint met een discovery-workshop. Je verzamelt transcripten, gespreksnotities, beleids-PDF’s, drie RACI-matrices die het niet met elkaar eens zijn, een paar presentaties, screenshots van iemands whiteboard en, als je echt geluk hebt, een SOP uit 2018 die destijds technisch accuraat was. Vervolgens besteed je de komende zes weken om van die stapel iets samenhangends te maken. Je vertaalt, structureert, tekent, hertekent, spoort inconsistenties op en interviewt de SME (Subject Matter Expert) opnieuw omdat het beleid het ene zegt en de workshop het andere. Uiteindelijk produceer je een diagram dat landt in een platform als Elements.cloud. En dat vervolgens in zo’n negentig minuten wordt beoordeeld.
Het diagram is geweldig. De zes weken vóór het diagram zijn het probleem.
En dit is het perverse eraan: die zes weken waren nooit het meest waardevolle deel. De waarde zit namelijk in de validatie. Het gesprek waarin de mensen met kennis en expertise -zij die het werk daadwerkelijk uitvoeren-, naar de voorgestelde structuur kijken en vertellen wat er niet klopt. Dat is waar de inzichten naar boven komen. Dat is waar de “wacht, doen we dat nog steeds zo?” momenten ontstaan. En dat is precies waar procesverbetering begint.
We besteden 95% van onze tijd aan het routinematige structureerwerk om die 5% van de tijd vrij te maken waarin de werkelijke waarde wordt gecreëerd.
Ik heb hier, laten we zeggen, nogal een mening over.
Wat er is veranderd
De verleiding om AI op dit probleem los te laten is er al een tijdje, maar de resultaten waren tot voor kort op z’n minst pijnlijk. Eerdere LLM’s verzonnen vrolijk activiteiten, hallucineerden resources en produceerden diagrammen die aannemelijk leken zolang je ze niet echt las. Ze legden niets vast van het WAAROM. Ze zagen het verschil niet tussen een zakelijke rechtvaardiging en een systeemstatus. Ze maakten het bestaande probleem groter door je op te zadelen met onzin die heel zelfverzekerd klonk.
Maar ergens in de afgelopen achttien maanden zijn de modellen goed genoeg geworden. Niet perfect, maar goed genoeg voor de specifieke taak om rommelige input te vertalen naar gestructureerde output die een mens zinnig kan controleren. De resterende foutmarge is precies het type dat iemand tijdens het valideren in een paar minuten spot, niet het type dat een heel project gegijzeld houdt. Met modellen zoals Claude Sonnet 4.6 is het zware structureerwerk verschoven van “AI is hierin niet te vertrouwen” naar “AI doet de eerste opzet, en een mens maakt het af.”
Dat is het gat dat Synfliq dicht. Niet “AI mapt processen voor jou” (alsjeblieft niet), maar “AI doet het zware structureerwerk, een mens doet de validatie, en de zes weken worden zes uur.”
Dus wat is de Synfliq propositie nou eigenlijk?
Het is overduidelijk geen tool om processen mee te tekenen. Diagrammen tekenen is namelijk de bottleneck niet. Elements.cloud doet dat bijvoorbeeld al prachtig, en ik hou me niet bezig met het bouwen van wéér een concurrerend canvas.
Synfliq is de laag die zich één stap eerder in de workflow bevindt. Je gooit je verspreide content erin: DOCX-procedures, XLSX RACI-matrices, PPTX-trainingen, PDF-handboeken, foto’s van whiteboards, opnames van procesinterviews, en af en toe een BPMN-export uit een systeem dat niemand meer opent… Synfliq verandert dit in gestructureerde, UPN-compliant proceskennis. Het genereert een parent-child hiërarchie. Het bewaakt de consistentie tussen de verschillende niveaus. Het wijst resources toe, past RASCI toe en schrijft flowline-labels die het zakelijke WAAROM beantwoorden in plaats van een status in de verleden tijd te registreren. Het levert een pakket op dat je zo kunt importeren in Elements.cloud, waar je het deel doet dat er écht toe doet: beoordelen, aanpassen, goedkeuren.
De ongezouten versie van de propositie: verspreide content bestaat al binnen je organisatie. De gestructureerde kennis die het vertegenwoordigt, is wat ontbreekt. Het is de taak van Synfliq om die kloof te overbruggen.
De verschuiving is van we produceren documenten naar we beheren en benutten kennis in de juiste context. Documenten zijn artefacten; ze belanden in een map en verstoffen. Proceskennis is infrastructuur; het blijft actueel, traceerbaar en gestructureerd, en andere systemen en mensen kunnen erop vertrouwen.
Waar Synfliq wel en niet thuishoort
Er is een kleine dierentuin aan AI-tools in deze markt, en mensen hebben uiteraard vragen over de concurrentiepositie van Synfliq. Grotendeels is daar nog geen sprake van. Wat voorbeelden:
Scribe legt bijvoorbeeld vast waar je op klikt. Het kijkt mee op een scherm, registreert de stappen en maakt een handleiding. Het is uitstekend in het WAT, maar zwijgt volledig over het WAAROM. Het vertelt je de gebruiker klikt op “Goedkeuren”. Het vertelt je niet of ze dat doen vanwege een wettelijke vereiste of omdat Kevin het voor de lunch nodig heeft.
Elements.cloud leest je Salesforce-metadata en leidt daar de configuratie uit af. Het is uitstekend in het HOE van een bestaande organisatie. Het is structureel bottom-up: het ziet wat je systeem doet en hoe een org is geconfigureerd, niet wat je bedrijf hiermee probeert te bereiken.
dx0 en consorten mappen ook wat er in je Salesforce-org zit. Synfliq mapt de processen die gebruikmaken van je Salesforce-org. Dit is oprecht complementair als je er met de juiste blik naar kijkt.
Synfliq bevindt zich dan ook in een andere baan. Wij destilleren het WAAROM uit de content waarin het al gedocumenteerd staat: de beleidsregels, de transcripten, de procedures, de gesprekken. En dat doen we in een formaat dat de rest van de toolchain direct kan consumeren. Wij zijn een “Waarom”-engine in een markt vol met “Wat”- en “Hoe”-tools. Dat voegt (strategisch) veel meer waarde toe.
De kwestie van vertrouwen
Er is een specifiek type AI-leverancier dat ik absoluut niet wil worden. Namelijk het type dat je vraagt om het model blind te vertrouwen.
Synfliq vraagt dat niet, omdat de AI simpelweg niet de autoriteit is. Dat ben jij. Elke output die Synfliq produceert, toont zijn herkomst: welke brondocumenten het heeft gebruikt, welke bewerking is toegepast, wanneer en door wie. De klant controleert, past aan en keurt goed. Het vertrouwen komt voort uit de keten: “deze output is herleidbaar naar mijn eigen content, gevalideerd door mijn eigen team” en niet omdat wij je vertellen dat het model zo goed scoort in benchmarks.
Die implicatie is bevrijdend als je er even over nadenkt. De outputs van Synfliq hoeven namelijk niet perfect te zijn om nuttig te zijn. Ze moeten traceerbaar, snel en versnellend zijn. De menselijke controle vult het gat tussen AI-output en geverifieerde kennis. Dat is geen workaround voor de beperkingen van AI; het is bewust zo ontworpen.
Dit is ook waarom Synfliq geen vlekkeloze input vereist. Proceskennis in echte organisaties is vaak oprecht rommelig: incompleet, tegenstrijdig, verouderd, deels gedocumenteerd. Een tool die schone input vereist, lost de makkelijke helft van het probleem op. Onze taak is om die rommelige helft behapbaar te maken.
Waar dit naartoe gaat
Vandaag de dag versnelt Synfliq primair de workflow. Je stopt er content in, je krijgt er gestructureerde kennis uit, je brengt het naar Elements.cloud en je publiceert het. Dat is Fase 1: de versneller. En dat is wat er nu live staat op app.synfliq.com, en het klaart de klus van zes-weken-naar-zes-uur nu al voor de eerste gebruikers.
Fase 2 verandert die eenmalige generatie in iets dat blijft groeien. De diagrammen die je produceert, worden een kenniskluis die projecten overstijgt. Bewerkingen worden toegepast op de eerdere status: uitbreiden, opschonen, verfijnen, synchroniseren. Je aanpassingen in Elements.cloud vloeien bijvoorbeeld weer terug. Elke iteratie verrijkt wat er al staat. Hoe langer je het gebruikt, hoe meer de proceskennis van je organisatie een waardevol bezit wordt in plaats van de zoveelste map vol verouderde PDF’s.
Een recent gesprek maakte de vraag hiernaar wel heel concreet. Een team was begonnen te experimenteren met Claude Code om Elements.cloud-diagrammen te exporteren naar JSON, deze met AI te bewerken en de aangepaste versie weer te importeren. Dat instinct is juist; die round-trip is de toekomst van het werken met gestructureerde proceskennis. Het moeilijke deel is de stap in het midden: de JSON structureel valide houden tijdens de AI-fase, de consistentie van de parent-child grenzen bewaken, het drie-lagen ID-systeem in stand houden, en zorgen voor het formaat dat Elements.cloud verwacht bij de import. Zonder die vangrails wordt zo’n round-trip een doe-het-zelf script waarbij je hard moet hopen dat het goed gaat. Dat is het werk dat Synfliq doet: de round-trip transformeren van een hoopvol experiment naar een productfunctionaliteit inclusief herkomstverificatie.
Fase 3 (en hier mag ik vrolijk ambitieus worden) maakt het geheel ‘ambient’ – overal aanwezig. De kennis verschijnt overal waar het nodig is: in Salesforce, in Slack, in een Teams-notificatie, of in een gestructureerd antwoord aan een AI-agent die via MCP vraagt: “wat zijn de goedkeuringsstappen in ons facturatieproces?”. Proceskennis is dan niet langer een bestemming die je bezoekt, maar de infrastructuur waar je organisatie op draait. De meeste kenniswerkers zullen in die toekomst Synfliq zelf nooit bezoeken. En dat is nou precies de bedoeling.
Een kleine uitnodiging
Als je tijd hebt doorgebracht in de SharePoint-map die ik in de eerste alinea beschreef, dan hoor ik graag van je. Als je een procesconsultant bent die de langzame uitholling van de ziel heeft gevoeld bij het handmatig structureren van je elfde discovery-output van dit kwartaal: idem. Als je een Salesforce-partner bent die ziet hoe discovery-cycli van zes weken je marges eroderen: absoluut.
Synfliq is live. De eerste golf van vroege gebruikers is al begonnen. De methodologie klopt, de technologie wordt elke dag beter, de timing is juist, en ik heb een aanzienlijke hoeveelheid opgebouwde frustratie om te zetten in gemotiveerde productiesnelheid.
Er zullen meer berichten volgen. Sommige over de techniek en over leermomenten. Sommige over de methodologie, met sterke meningen die we vol vertrouwen uitdragen. Sommige over partnerships en waar dit landt in het bredere ecosysteem. En sommige, onvermijdelijk, over die ene map.
— Walter
Synfliq is de gestructureerde proceskennislaag voor organisaties die gestopt zijn met doen alsof de zoveelste ronde van procesdocumentatie het wel zal oplossen. Probeer het op app.synfliq.com.